「監査役」とは・・

 

こんにちは。八王子市の伊橋所長です。

取締役会設置会社では「監査役」を設置す
るのが原則です。

 

 

 

1.監査役とは

 

「監査役」は取締役など経営者の業務執行を
監査する機関です。

また、貸借対照表などの財務諸表に誤りがな
いかチェックする役割もあります。

 

 

取締役会を設置した会社は原則として、「監
査役」を置かなければなりません。

しかしながら、非公開会社会計参与(取締役
と共同で計算書類を作成する機関)を設置し
た会社は、監査役を置かなくてもかまいませ
ん。

 

 

「取締役会」を設置しない会社は、「監査役」
や会計参与を置く必要はありませんが、定款
に記載すると設置することもできます。

 

 

実務上、多くの場合で監査役や会計参与の
役割を、顧問税理士が行うので、取締役会を
設置しない会社では、「監査役」や会計参与
を置くことは少ないようです。

 

尚、監査役と会計参与の違いは、監査役が
取締役の作成した計算書類をチェックするの
に対して、会計参与は取締役とともに計算書
類を作成する点にあります。

 

 

2.監査役の任期について

 

「監査役」として選出されてから、4年後に行
われる株主総会が終了するまでになります。

 

 

監査役は取締役の業務執行を監査する機関
です。
会社が適正な経営を行うには、監査役が経営
陣から独立して職務を果たさなければなりま
せん。

 

 

ですから、監査役の任期は取締役よりも長期
間とされ、たとえ定款によっても短縮はできま
せん。

 

 

非公開会社の監査役も、任期は4年ですが、
監査役として選出されてから、10年後に行わ
れる株主総会が終了するまで延長すること
ができます。

 

 

監査役も取締役も任期を10年に延長する
場合は、定款で定めなければなりません。

 

 

<小さな会社の成功ポイント>

最近は会社の組織内容を検討せずに、
ひな形どおり簡単に「定款」を作成して
しまうが、後々支障が出るのでしっかり
検討が必要ですね。

株主総会決議の要件とは・・・

 

1.意見が割れると問題になる。そもそも定足数を設けていない

 

株主が1人だけの会社の場合は、株主総会での決議方法は問題になりません。

数人の友人で会社をつくって、それぞれ一定の株式を持っている場合や、家族に株式を持たせた場合には問題になることがあります。

 

株主の意見が一致すれば問題ないのですが,意見が割れると票読みが必要になります。
そもそも定款で、定足数を設けていない会社も多いのが実状です。

 

 

2.決議の方法は3つあり、軽減もできる

 

①普通決議

議決権を行使できる株主の議決権の過半数を持つ株主が出席し、出席した株主の議決権の過半数で決議するものです。

法律や定款で決議方法が定められていない事項について決議するには、原則として普通決議により決議します。

 

定足数(最低限必要な出席人数)は、定款で軽減したり、完全に排除することができます。

ただし、取締役や監査役の選任・解任の決議については重要なので、定足数の軽減は「議決権を行使できる株主の議決権の3分の1」までしか認められていません。

 

②特別決議

議決権を行使できる株主の議決権の過半数を持つ株主が出席し、出席した株主の議決権の3分の2以上で決議する方法です。

株主の重要な利益にかかわる事項については、この特別決議によるものとされています。

 

特別決議については、定足数を定款で3分の1まで軽減することができます。

 

③特殊決議

特別決議より決議のための要件がより重くなっているものです。

 

たとえば、非公開会社が剰余金配当、残余財産分配、株主総会の議決権につき株主ごとに異なる取り扱いをする旨の定款変更をする場合には、「総株主の半数以上であって、総株主の議決権の4分の3以上」の賛成が必要になっています。

 

 

【小さな会社の成功ポイント】

定款で株主総会決議の要件を緩和しておく

意見が割れることもあるので、株主総会の決議方法を知っておく

 

定款に広告の方法を記載する・・・

 

1.広告とは何か

 

広告とは一定の事項を広く社会一般に知らせることです。

会社の広告方法には・・

①官報(法令などを国民に知らせるために発効する国の機関紙)に掲載する

②時事に関する事項を掲載する日刊新聞紙に掲載

③電子公告によるもの

のいずれかを定款で定めることができます。

 

会社の広告方法は定款の相対的記載事項(定款に記載しなければ効力が認められない事項)です。

定款に定めのない場合には、官報に掲載する方法になります。

 

例えば、会社が③の電子公告による公告とする場合でも、事故その他やむを得ない事由によって電子公告できないときには、①または②による方法で広告すると定めることができます。

尚、広告の方法は法務局で登記する必要があります。

 

 

2.電子公告の制度について

 

電子公告とはインターネットを利用し、不特定多数の人が広告内容について情報提供を受けることができる制度です。

電子公告を選択した会社は、定款に電子公告を広告の方法とする旨を記載します。

 

電子公告を採用した会社は、広告内容の情報提供を受けるときに必要となるウェブサイトのアドレスなどを登記しなければなりません。

 

電子公告をしなければならない広告期間は、以下の通りです。

①特定の日から一定の期間前に広告しなければならない場合は、その特定の日まで

②決算公告の場合は定時株主総会の終結日から5年を経過する日まで(貸借対照表などの計算書類を広告する場合)

③広告を定める期間内に株主や債権者が異議を述べることができる旨の広告をする場合には、その期間が経過する日まで

④その他の広告の場合は、広告を開始してから1箇月が経過する日まで

 

会社は電子公告の期間中、きちんと電子公告がなされているかどうかについて、調査期間の調査を受けなければなりません。

しかし、決算公告で財務諸表等を広告する場合は、例外的に調査機関の調査を受ける必要はありません。

 

また、予期できない事故やサーバーの保守点検などによって、公告期間中に広告が一時的に中断した場合でも、会社に正当な理由があるなど一定の要件を満たすときには、広告の効力に影響はありません。

 

 

【小さな会社設立の成功ポイント】

会社設立時の広告方法は3つある

電子公告の制度について知っておく

 

 

 

 

定款に設立にかかる費用を記載する・・

 

1.設立にかかる費用とは

 

設立費用とは発起人が会社設立のために支出した費用のことです。
例えば、株主の募集にかかった広告費や事務所を借りた賃料などが設立費用になります。

 

会社が成立する前に、株主の募集や事務所を借りたりするのは発起人です。

ですから発起人がこのような設立に必要な費用を支出することになります。
でも、設立費用は会社設立にかかった費用ですから、設立後に会社が負担すべき費用です。

 

そこで、発起人は立て替えた設立費用を成立後に会社に請求することができます。

 

 

2.発起人は設立費用を無制限には請求できない

 

もし発起人が無制限に設立費用を会社に請求できるとすると、会社が不当な請求をされるかもしれませんし、高額な負担を負うことになるかもしれません。

 

そこで、設立費用についても厳格な扱いがなされています。

きちんと定款に記載し、検査役(弁護士等)が調査します。

なお、定款認証のための手数料や払込金融機関の手数料、そして法務局の登録免許税については、発起人の権限濫用の危険がないので設立費用に含まれません。

 

主な設立費用は以下の通りです。

 

事務所費、事務所移転費、保証金、通信設備費、事務所設備費、事務所工事費など

 

 

【小さな会社の成功ポイント】

発起人が負担した設立費用は会社に請求できる

定款に記載し、調査が必要

 

 

 

発起人の報酬、その他特別利益の記載・・・

 

1.発起人の報酬について

 

発起人は会社の設立のために労務をつくしたわけですから、そのことに対して、報酬を受け取ることができます。

報酬は会社の成立後に、現金でまとめて支払われます。

 

報酬を発起人が自由に決定できるとすると、会社に対して過大な支払いを請求する危険があるます。

 

そこで、定款の記載例のように、発起人の受ける報酬額を定款に記載しなければなりません。

そして、その金額について、裁判所が指定する「検査役」(弁護士等)の検査を受けなければ無効であるとされています。

 

 

【定款の記載例】

 

(発起人の報酬)

第〇条 発起人〇〇〇〇に対する報酬は金〇〇万円とする。

 

 

2.特別の利益

 

発起人の受ける「特別の利益」についても、定款に記載して、検査役の調査を受けなければいけません。

 

特別の利益とは、発起人が会社設立の企画者としていろいろなし遂げた成果に対して与えられる特別の財産的利益のことです。

 

報酬の場合と同じように、発起人が自由に決定できるとすると、会社に対して不当な損害を与えることになる危険があるため、厳格で公正な手続をしなければならないとされています。

 

 

【小さな会社の成功ポイント】

発起人は会社設立について報酬を受け取ることができる

ただし、もらいすぎにならないようにチェックされます

 

 

 

定款とは何か?

 

会社を設立するには、必ず「定款」を作成しなければなりません。

「定款」とは会社の組織や運営に関する基本的なルールです。
つまり会社における憲法のようなものです。

定款は会社の最も重要な規則を定めたものですから、法律の規定によって株式会社を設立するには、その要件である「定款」を作成しなければなりません。

 

定款を見ると,その会社の事業内容や会社の創業者は誰なのか?といった会社の根本にかかわることがわかります。

 

 

1.定款に記載しないと無効になる「絶対的記載事項」

 

「接待的記載事項」と呼ばれる部分の記載がないと、定款は無効になります。

以下に記載したものが「絶対的記載事項」になります。

 

①会社の商号

②会社の目的

③本店所在地

④設立時の出資額または最低額

⑤発起人の氏名,住所

⑥発効可能株式総数

 

 

2.記載しないと効力が発生しない「相対的記載事項」

 

「相対的記載事項」には

①現物出資

②株式の譲渡制限

③発起人が受ける報酬

④財産引受

などがありますが、けっこう重要な項目ですね。

 

 

3.定款に記載してもしなくてもいい「任意的記載事項」

 

「任意的記載事項」には

①事業年度

②定時株主総会の開催時期

③株主総会の議長の定め

などがあります。

 

通常、「事業年度」「役員の数」「広告の方法」などは定款に記載します。

 

 

 

【失敗しない会社設立ポイント】

必ず定款に記載しなければならない事項に注意する

自分だけのルールを持つ定款は専門家に相談